Créer son propre tableau de bord pour analyser les données envoyées par son comptable est la première étape pour concevoir un outil d’aide à la décision. C’est aussi une des missions principales du contrôle de gestion. Il existe aussi des outils en vente sur le marché mais encore faut-il avoir les moyens de les implémentés.
Dans cet article nous verrons 3 astuces qui vous permettrons de bien structurer votre tableau de bord dès le départ et d’anticiper les évolutions qui pourront impacter ce dernier. Quel que soit le support que vous utilisez, la structure d’un tableau de bord doit prendre en compte plusieurs éléments : la structure de votre entreprise, son industrie et vos objectifs opérationnels.
Astuce 1 – Se poser les bonnes questions avant de démarrer
Une fois l’ensemble des données comptables réceptionnées, en général il est préférable de démarrer sur les données d’un mois, ou une journée en fonction du volume de données que vous avez. La première étape essentielle pour bien comprendre comment votre tableau de bord doit se structurer est de se poser les bonnes questions :
- À quelles questions votre tableau de bord doit répondre ? Ex : comment évolue mon chiffre d’affaires et mon résultat ? Quelles sont mes principales dépenses ? etc.
- Quels sont les éléments principaux que vous devez avoir : catégorisation de vos coûts ? Segmentation de votre chiffre d’affaires ? Capacités de financement ?
- Quels sont les indicateurs clés de votre activité ?
Astuce 2 – Préparer tous les éléments du tableau de bord
Avant de se lancer dans l’aventure, préparer en détail les éléments de votre tableau de bord :
- Lister les éléments de chaque catégorie,
- Identifier les données qui permettrons d’appliquer les catégories,
- Préparer les formules de vos indicateurs,
- Lister les vues graphiques dont vous aurez besoin.
Il est important de noter à cette étape qu’il n’est pas nécessaire de s’armer d’une multitude d’indicateurs, définissez-en un ou deux pour chaque problématique.
Astuce 3 – Choisir le bon format
Plus votre tableau de bord est simple et facile d’utilisation, plus vous gagnerez du temps dans la prise de décision. Ainsi, évitez les tableaux trop complexes et choisissez l’outils sur lequel vous êtes le plus à l’aise. Un bon tableau de bord doit rassembler les éléments suivants :
- Charger les données avec le minimum de retraitement,
- Mettre à jour les différentes vues graphiques facilement,
- Contenir des éléments de contrôle : totaux, contrôles automatiques (permettant de faire ressortir les erreurs et les alertes business).
Un bon tableau de bord peut donc devenir un élément essentiel pour votre développement. Il vous permet d’analyser vos chiffres clés, de répondre à des problématiques spécifiques pour votre développement, de mettre en place des alertes opérationnelles efficaces, permettant d’optimiser votre stratégie.
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